شئون مالية وادارية ......جمال أحمد محمد حلوة /ادارة كفر شكر التعليمية/ قليوبية

بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة
الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل :-
م اسم الدفتر أو السجل مدة الحفظ
1 سجلات الماهيات الشهرية للعاملين استمارة 129 ساير 10سنوات
2 دفتر قيد العاملين 130 ع0ح 10سنوات
3 دفتر قيد البريد الوارد رقم1 مراسلات 15سنة
4 دفتر قيد البريد الوارد رقم 2 مراسلات 15سنة
5 دفتر تسليم البريد رقم 3 مراسلات 5سنوات
6 دفتر حصر السلفة المستديمة 63 ع0ح 5سنوات
7 دفتر حوافظ النقود 37 ع0ح 10سنوات
8 دفتر غياب وحضور التلاميذ استمارة 5ع0ح سنة واحد
9 دفتر قيد طلبات الالتحاق بالمدرسة سنة واحد
10 دفتر قيد الاجازات العارضة استمارة 68 ع0ح سنة واحد
11 دفتر قيد العمال المكلفين بالحراسة ليلا رقم 70 3 سنوات
12 تسليم الشهادات الدراسية للتلاميذ استمارة 39 5 سنوات
13 دفتر حساب المنصرف استمارة 22 5 سنوات
14 دفتر حساب المنصرف استمارة 20 5 سنوات
15 دفاتر 118 ع0ح مستديم
16 دفتر قيد التلاميذ المدرسة استمارة 31 10سنوات
17 ملفات أوراق التلاميذ المفصولين سنة واحد
18 الإحصاء الشهري استمارة 51 سنة واحد
19 جداول الدروس سنة واحد
20 يومية المكتبة استمارة 77 مستديم
21 فهرس كتب المكتبة استمارة 76 مستديم
22 قيد الكتب المعارة استمارة 79 مستديم
23 القرارات والمنشورات والتعليمات مستديم
24 الشهادات الدراسية 4 سنوات
25 دفتر أذون الإضافة 112ع0ح 5 سنوات
25 كشوف حضور وانصراف الموظفين 5 سنوات
26



ثالثا :- أعمال شئون الطلبة
ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة
من أهم أعمال المعاون
1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكون مستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة
2- تلقي طلبات المستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع
3- تلقي طلبات المحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص
4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة
5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور
6- عمل الإحصاءات اليومية والشهرية
7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك
8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية
9- مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات
10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد
11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات
12- كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة
13- براعي عند تحرير الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة علي سداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ن0ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمة سدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد
سجل قيد الطلبة
1- سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقة وبعناية شديدة
2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر
طلبة ناجحون دور أول
طلبة ناجون دور ثان
طلبة راسبون ولهم حق الإعادة
وذلك من واقع نتائج الامتحانات
المستجدون من واقع كشوف 14
المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب
المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادة القيد
3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمين التوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنص القرار 1247 لسنة 77
4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجل وإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة 000000 بتاريخ 0000 أو فصل بتاريخ 00000
5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجل قيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر


رابعا:- أعمال شئون العاملين
ويقوم بها موظف مختص أو أكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال
1- امساك سجل قيد العاملين ويجب استيفاء جميع بيانات العاملين به
2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظ بها قي مكان أمين
3- سجل مرتبات العاملين
4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافز قبل إرسالها للإدارة
5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة
6- امساك سجل 68 ع ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها
خامسا:- الأعمال الإدارية
ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب ما يراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال
1- امساك دفاتر قيد المياة والإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياة والإنارة
2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم
3- امساك سجل التوبتجية الليلية للعمال
4- قيد بريد الطلبة والعاملين بالمدرسة
5- الإمساك سجل الصادر والوارد وسركي تسليم المكاتبات

موضوع رائع